Regulamentul de procedură în conformitate cu § 8 alin. 2 LkSG

I. Stabilirea și scopul procedurii de soluționare a plângerilor

Compania Miele a stabilit o procedură adecvată de formulare de plângeri în conformitate cu secțiunea 8 din LkSG. Procedura de plângeri permite persoanelor fizice să semnaleze riscurile legate de încălcarea drepturilor omului și a celor de mediu, precum și încălcările obligațiilor referitoare la drepturile omului sau de mediu. Aceste încălcări pot apărea ca urmare a acțiunilor economice ale unei societăți în propriul domeniu de activitate sau ale unui furnizor direct sau indirect.

II. Responsabilitate și accesibilitate

Dacă aveți o plângere, puteți contacta Ombudsmanul extern al Miele, care poate fi contactat după cum urmează:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

Tel: +49 521 557 333 0 / Mobil: +49 151 58230321

E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de

Platforma de raportare: www.report-tvh.com

Pagina de pornire: www.thielvonherff.de

Ombudsmanul acționează în mod independent și autonom. Acesta este imparțial și nu este supus niciunei constrângeri din partea societății în ceea ce privește tratarea pe fond a plângerii. Ombudsmanul este obligat să păstreze secretul. Dacă se dorește, acesta va păstra confidențialitatea identității persoanei care furnizează informații.

III. Procedura înregistrării plângerii

Ombudsmanul primește plângerea și, dacă este necesar, discută situația de fapt cu persoana care a făcut sesizarea. În orice situație, persoana care face plângerea primește o confirmare de primire.

Ombudsmanul analizează dacă există încălcări legale în conformitate cu prevederile LkSG sau încălcări ale altor legi sau norme interne. În cazul în care există suficiente indicii ale unei astfel de încălcări, Ombudsmanul transmite faptele care i-au fost prezentate într-un format care îndeplinește cerințele societății pentru a fi cercetate, iar Departamentul de conformitate este responsabil implementarea operațională. Ombudsmanul nu efectuează personal investigația pentru a nu pune în pericol neutralitatea sa.

Compania va cerceta informația primită și va respecta legea și normele interne, luând în considerare interesele tuturor părților implicate. Ancheta trebuie să fie efectuată rapid și fără întreruperi majore.

Persoanele implicate într-o cercetare trebuie să fie tratate în mod corect și cu respect. Prezumția de nevinovăție se aplică tuturor persoanelor implicate într-o cercetare. Trebuie acordat dreptul de a fi ascultat. Din acest motiv, persoanele afectate de o plângere sunt informate cât mai curând posibil cu privire la plângerea primită și consiliate cu privire la drepturile lor la informare și rectificare. Cu toate acestea, în cazul în care există un risc serios ca notificarea să pună în pericol cercetarea plângerii, notificarea poate fi amânată până după finalizarea investigației sau până când riscul a încetat să mai existe.

Evaluarea juridică a faptelor care fac obiectul cercetării și stabilirea măsurilor adecvate pentru eliminarea și prevenirea practicilor comerciale necorespunzătoare sunt efectuate de societate, care poate consulta Ombudsmanul în acest scop. Printre măsurile care se pot lua sunt incluse demersuri pentru eventuale acțiuni civile sau sesizarea unei autorități. Propunerile de modificări ale procedurilor de lucru și de afaceri, precum și modificările regulilor organizaționale și comportamentale pot fi implementate chiar dacă nu se găsesc încălcări în cazuri specifice.

Persoana care întocmește raportul poate obține în orice moment informații cu privire la stadiul cazului de la Ombudsman . La trei luni de la primirea raportului, persoana în cauză va primi feedback cu privire la măsurile de monitorizare a raportului. Cel târziu după finalizarea cercetării, persoana în cauză va fi informată de către Ombudsman cu privire la rezultat, în măsura în care acest lucru este permis de lege.

IV. Protecția persoanei care furnizează informațiile

Cel care face plângerea este, în general, protejat de acțiuni discriminatorii sau disciplinare. Orice acțiune de represalii îndreptată împotriva acestuia nu va fi tolerată. Dacă există vreun indiciu de represalii împotriva celui care a făcut plângerea, Ombudsmanul trebuie contactat imediat.

În cazul în care Ombudsmanul a asigurat o persoană care furnizează informații că va păstra confidențialitatea, acesta nu va dezvălui numele și identitatea acestuia societății sau terților fără consimțământul acestuia. În cazul în care Ombudsmanul este interogat în calitate de martor în cadrul unui proces penal, civil sau de altă natură, acesta va dezvălui numele și identitatea persoanei care a furnizat informațiile numai dacă are acordul în scris atât al persoanei care a furnizat informațiile, cât și al societății.

Dorința persoanei care furnizează informațiile de a-și proteja identitatea este opozabilă interesului persoanelor afectate defurnizarea informațiilor. Din acest motiv, nu va fi tolerat abuzul deliberat împotriva posibilității de a depune plângeri și a solicita informări în conformitate cu Regulamentul de procedură § 8 alin. 2 LkSG Pagina 3 Ombudsmanul trebuie să precizeze persoanei care furnizează informația în timpul primei întrevederi că, în cazul unei utilizări abuzive deliberate a procedurii de sesizare, identitatea sa poate fi dezvăluită societății.

V. Protecția datelor

Respectarea obligațiilor legale de păstrare a datelor și a dispozițiilor stabilite prin legislația privind protecția datelor este asigurată de Ombudsman. Datele cu caracter personal colectate se limitează la informații privind identitatea, funcția și datele de contact ale persoanelor care furnizează informațiile și ale persoanelor vizate, precum și la alte date cu caracter personal absolut necesare pentru prelucrarea problemei. În plus, sunt stocate numai faptele raportate, detaliile prelucrării, urmărirea raportului și rapoartele de audit.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal înregistrate în cursul informărilor și investigațiilor este de două luni de la finalizarea investigațiilor. Această perioadă se prelungește în mod corespunzător în cazul în care încheierea cercetării este urmată de proceduri disciplinare sau judiciare sau de alte litigii pentru care datele sunt necesare și trebuie să fie utilizate.

Responsabilul cu protecția datelor revizuiește periodic conformitatea procedurii de soluționare a reclamațiilor cu privire la protecția datelor.

VI. Eficacitatea procedurilor în calea de atac

Eficacitatea procedurii de soluționare a reclamațiilor este revizuită o dată pe an, în scopul de a se asigura că este adecvată acestui scop, de exemplu atunci când societatea anticipează o schimbare semnificativă sau o extindere semnificativă a situației de risc în propriul său domeniu de activitate sau în relație cu furnizorul său direct. Aceasta poate fi ca urmare a introducerii de noi produse, proiecte sau a unui nou domeniu de activitate.